Dropbox vs box(マジカチmeetup)

無料のストレージ

無料で使用できるストレージサービスとしてOneDriveやGoogleDriveなどがありますが、これらは上位サービスであるビジネスアカウントのおまけのような位置づけであり、容量は必要十分なものの、社外との共有管理や各種ツールとの連携機能は不足しています。

 

有料のストレージ

有料で使用できるストレージサービスとしてDropboxやboxなどがあります。近年のネット環境は、回線速度が向上し、端末も多様化してきました。そこへ働き方の多様化も加わり、複数の端末間での同期はもはや当たり前の時代となりました。そのため、ストレージサービスの価値は「保存」から「活用」へと変化し、さらなる付加価値が生み出されています。

 

Dropboxとbox

Dropboxの特徴は、専用のフォルダにファイルを入れるだけで、自動的に同期されることです。ローカルでの作業感覚で使用できるため、ITリテラシーが高くない人でも簡単に使用でき、またオフラインでの使用も可能です。一方で、基本的にはファイルを全て同期するため通信量が大きく、ローカル保存はセキュリティ面で不安も残ります。
boxの特徴は、ストレージが全てクラウド上にあるということです。サイトにアクセスしサイト上で作業をするため、ローカルストレージを圧迫せず、常にオンラインでの作業になるため編集履歴が残ります。また、ローカル保存の要領で使用できる機能もあるため、クラウドを意識せず活用することもでき、さらに細かい権限設定が可能で、共有管理機能も充実しています。一方で、オンライン上へのアップロードのため時間がかかることや、オフラインでの作業が全くできない点も考慮する必要があるでしょう。

 

まとめ

今後は、添付ファイルとして資料を共有することを止め「URLでの共有」を活用していきましょう。オフラインでの作業環境や外部共有など自社に必要な要件や、ITリテラシー、管理ポリシーに合うストレージサービスを選び、「クラウド保存で共有」を当たり前にしていきましょう!

タスク管理のはじめ方

タスク管理ができない理由

私たちの脳には、ワーキングメモリと呼ばれる構成概念が存在します。作業記憶や作動記憶とも呼ばれ、私たちの日常生活や学習を支える重要な能力を指します。しかし同時に処理できるのは5~7個程度と言われ、一度にたくさんのタスクを認識しようとしても、うまく機能しません。そのため、タスク管理をするためには、最初にワーキングメモリを解放する必要があります。

 

タスク管理のはじめ方

まず、大きな白い紙と付箋を用意します。その付箋に、思いつく限りのタスクを書き出していきます。優先順位や粒度は気にせず、頭に浮かんだタスクをただ書き出します。次に、書き出したタスクをカテゴリー分けしてから、それぞれに期限を設けます。タスクは単発か繰り返すものかに分けることができます。単発タスクは早いうちに片付けてしまいましょう。繰り返しタスクは、まずは手を付けてみる、そして徐々に改善を繰り返すことで、自分に合ったやり方を見つけていきましょう。

 

まとめ

タスク管理に困っている方は、頭の中で整理しようとする傾向にあります。どんなに小さなことでも、脳の外で管理して脳を軽くすることがとても重要です。タスク管理の基本が全て書いてある書籍『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン著)を読むこともおすすめします。

タスク管理のコツ

スライド概要

「仕事をしながら税理士になる」というミッションを達成するために、「いかに部下に任せるか」を実現する体制を構築することで1日3時間の勉強時間を確保し、税理士試験に合格。その経験を基に、タスク管理のコツをご紹介。

 

タスク管理の基礎知識

サイモン・シネックが提唱したゴールデンサークルという考え方は、人に何らかの情報を伝え、行動を促したい時、まず「Why(なぜ)」から訴えかけ、その後に「どのように、何をするのか」を伝えるのだという、「Why」から始めることの重要性を説くものです。個人でのタスク管理とチームでのタスク管理の違いは、部分最適ではなくチーム全体の最適化が必要であることです。

 

個人レベルでのタスク管理

個人のタスク管理は、まずタスクを全部書き出すことから始まります。それから、実際に手を動かせる粒度になるようにタスクを分解します。タスクには「単発」と「繰り返し」の2種類のタスクしかありません。繰り返し行うタスクが多いほど、容易にコントロールすることが出来ます。

 

チームレベルでのタスク管理

チームでのタスク管理では、マイクロマネジメントではなく、細かいやり方はメンバーに任せます。ポイントはタスクが単発であれ繰り返しであれ「手順書に落し込み、それをチームで育てていく」ということ。属人化させずにチーム全体でタスクを管理し、当たり前に共有されている状況を作り出すというマネジメントの意識改革が必要です。