データフローから考えるバックオフィスの業務設計

バックオフィスの効率化

バックオフィスの効率化が難しい理由は「アナログな処理が多い」「扱う情報の種類が多い」の2点が挙げられます。紙の書類にエクセルファイルが混在している…。どこから手を付けていいかわからない状態が見受けられます。

業務フローとデータフロー

当初はきちんと動いていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。改善のポイントは、全体を俯瞰的にとらえ、データフローから業務フローを構築することです。業務よりデータの流れに着目することが大事な観点です。

データ連携の方法

複数のSaaSと組み合わせることが理想ですが、設計の難易度は高いです。そこで、関連システムとの連携をして、自動で会計に反映されるような仕組みを構築することをおすすめします。例えばマネーフォワードの場合、新プランで様々な機能が集約されました。会計データとの連携がしやすくなります。

経理部門のタスクの可視化と型化

業務改善の手順

業務改善に取り組む際、まずは現状の問題点をしっかり整理することが必要です。当初は構築がきちんとされていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。「CAPDo」の手順でチェックをするところから取り組むことが大切です。

 

タスクの可視化

タスクを書き出す、整備するの2ステップです。各業務ごとにマニュアルを見直すのではなく、まずは全部のタスクを洗い出します。書き出せなかったものはコントロールが出来ないからです。なんとなくやっているタスクは見直す必要があります。書き出すことで、タスクの先送りや属人的になっているタスクを防ぐことが出来ます。

 

タスクの型化

再現可能性・代替可能性・改善可能性、この3つを意識して行います。チームで仕事をする場合は、可視化と標準化が必要不可欠です。

 

Bizerteamの活用

親リストにゴール、子リストにステップを書くという手順で作っていきます。作成する際は、トリガーを意識すること(時間がトリガーなのか、前タスク完了がトリガーなのか)、進捗が感じられる内容にすることが重要です。経理はチームで対応する仕事です。まずは可視化から始めてみましょう。

次世代バックオフィスのキャリア戦略

事務職はなくなる?!

これから1020程度で、今ある仕事の約半分自動化される可能性が高いと言われています。経理の仕事はなくなると言われがちですが、実際は「作業」が自動化されるだけで経理やバックオフィスと言われる仕事は必要不可欠です。これからのバックオフィスはただ作業をこなすだけではなく、会社の成長に貢献できるかどうかが求められます。

 

キャリアに関する理論

藤原和博氏が提唱する「レアカード化」=100万人の1人になるという働き方にシフトしていきます。ナンバーワンになるのではなく、得意の掛け合わせをしてレアカード化するという考え方です。情熱を傾けられる仕事、人から頼られる仕事、人を頼れる仕事。これらが求められる人材なのではないでしょうか。

 

次世代バックオフィスとは

仕組みを構築出来ること、大量のデータ処理をどうフローに乗せるかなどが求められてくるのではないでしょうか。ただの便利屋ではなく、戦略的に業務範囲を広げていくことが必要です。

 

これからの働き方

特にスタートアップの場合は、最小の人数で事業を回し、業務全体を俯瞰し、徹底的に効率化を進めることが重要です。中小企業のバックオフィスは人不足が深刻化しています。コア業務以外の外注化が進む流れは止められないでしょう。だからこそ、ただ作業をこなすだけの人材ではなく構築を担える人材が必要不可欠となってきています。