APIを使った業務改善

APIとはなにか

API(Application Programming Interface)とは、アプリケーションの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるというもの。API連携を活用することで、人の手を介さずアプリケーションを連携することができ、業務をより効率化することが可能です。

企業の業務とシステム

企業が管理する情報は多岐にわたるため、それらを一元管理するために従来は「ERPパッケージ」が用いられてきました。しかし、導入費用が高額・構築難易度が高いなど、中小企業にはハードルが高い存在でした。ビジネス環境の変化が激しい現代においては、ERPによる統合的な管理よりも、むしろSaaSによる個別最適を行う流れが強まっています。APIによって外部と連携することが当たり前の時代になっているのです。

API連携のメリット

API連携ができると、既に外部に存在するソフトウェアの機能を活用できるため、開発の効率化ができ、コストや開発時間を削減することができます。また、最新データを瞬時に取得し、システム間で情報を同期することができるので、リアルタイムな情報更新が可能になります。

RPAとiPaaS

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェア型ロボットによってPCの操作を自動化すること。しかしこれは、人間が行うデスクトップ画面上の操作を代行しているだけでした。一方のiPaaS(Integration Platform as a Service)とは、クラウドやオンプレミスのソフトウェアを連携させ、統合的に操作や処理をするためのプラットフォームのこと。代表的なものにはZapierやAnyflow、MuleSoftなどがあります。

会計×IT×設計力

会計知識があることは、非常に大きな強みです。会計(経理)業務は非常にロジカルな仕組みなため設計に落とし込みやすいという特徴があります。そこにAPIを取り入れることで業務を効率化できます。APIは外部システムと接続するだけなので、業務プロセス全体を再構築してこそ意味があります。ITを使いこなすためには会計だけでなく、業務全体に視野を広げて設計を行うことが肝要です。

freee導入3つの壁

会計リテラシーの壁

従来の経理担当者には、膨大な資料から正確に仕訳を入力する力を必要としていることが多く、単なる作業として、ビジネスフローと経理が分断されている状態でした。一方でfreeeでは、仕訳を正確に処理するための会計知識ではなく、正確な会計情報を集めるために「取引」という概念でビジネスフローを理解する力が必要になります。

ITリテラシーの壁

freeeを活用するためには外部のデータをいかにfreeeに取り込むかが重要となり、ビジネス上のツールがすべてデジタル化されていないと効果が発揮できません。そのため、まずはアナログな業務をデジタル化する必要があり、また、デジタル化を推進するためのIT知識が必要になります。

業務構築力の壁

freeeは、業務フロー全体の最適化を意識して活用しないと効果が発揮できず、導入に失敗するケースがあります。そのため、経理を独立した業務と捉えるのではなく、既存の運用から会計データを中心としたデータフローを再設計し構築する力が必要になります。

会計×IT×設計力

「会計×IT×設計力」のすべてを兼ね備えた人材はとても貴重であり、あまり見つかりません。しかし、どれが欠けてもfreee導入はうまくいかないため、この課題を解決するために、新サービスが誕生しました。それが「Brownies Works」です。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、「業務設計のパッケージ化」と「最適な運用を回せるリソースの提供」をサービス内容とし、バックオフィス系SaaSを駆使することで、経理・労務などを丸っと運用することができるサービスです。そのため、freee導入の3つの壁を打破することが可能です。

SmartHR:圧倒的に労務管理を効率化する(Brownies FES.)

SmartHRとは

SmartHRは、2015年サービス開始以来、圧倒的なスピードで成長しているクラウド人事労務ソフトです。従来は紙による申請書類があふれ、社員情報も様々なシステムに点在し管理が複雑でしたが、SmartHRを導入することでペーパーレスになり、データベースが一元化されて情報管理もスムーズになります。さらに従業員・管理者の双方が、手間をかけずに情報をやり取りすることができ、UX向上にも繋がります。

ペーパレス年末調整

SmartHRのこだわりを凝縮したものが「ペーパーレス年末調整」です。難しい言葉が並ぶ書類に複雑な計算が必要な年末調整ですが、「ペーパーレス年末調整」では、従業員がスマホやパソコンから質問に沿って回答するだけで、手続き完了です。その情報をCSVで出力することが出来るため、給与計算ソフトに取り込むだけで反映される仕組みになっています。また、源泉徴収票も給与明細と一緒にSmartHRで配布が完了します。

新機能「住宅ローン控除申告書サポート機能」

年末調整の書類の中でも、住宅ローンに関する書類はとても複雑です。そこでSmartHRでは、2019年度版で申告書作成サポート機能をリリースしました。この機能では、アンケート形式で質問に答えると申告書のサンプルが作成されるため、そのまま原本に転記すれば完了になります。ユーザーのペインにとことん向き合った機能になっています。

まとめ

ペーパレス年末調整を活用することで、従業員・管理者双方の手間が圧倒的に減ります。ユーザー目線にこだわり抜いたSmartHRだからこそ、圧倒的に労務管理を効率化することが出来ます。

クラウド会計を使って事務処理を5分の1にする

決算業務

決算は1年に1回(決算時期のみ)しか処理ができませんが、業務量は実はそれほど多くはありません。決算の元となる「データ入力」の方が業務負荷がはるかに大きいので、決算前に処理をしておくことが必要です。そして、自社の経営状況をタイムリーに把握するには、毎月きちんと会計データの入力をすることが肝要です。決算のためにせっかくデータ入力するのであれば、毎月入力して経営管理をしましょう。

freeeの特徴

一般的な会計ソフトは「仕訳」という単位でデータ入力するので、会計(簿記)の知識を必要とします。一方で、freeeは「取引」を登録すると、その裏で自動で「仕訳」が作成されるため、会計知識がなくてもデータ入力が可能となり、決算に必要な会計データが作成できます。「取引」とは、「請求書を発行する」「ネットで備品を買う」「銀行口座から振込する」といった日々の企業活動そのものです。

各機能の説明とデモ

freeeには様々な機能があります。例えばScansnapというスキャナーを使用すると、freeeへスキャンしたレシートなどが自動で取り込まれます。また、売上に関する請求書を発行し、入金があったら入金情報を入力することで債権管理もできます。支払うべき請求書を登録すると、支払管理をすることもできます。クレジットカードの使用も連携が可能で、タイムリーな取引が反映されます。freeeで毎月処理をすることで、事業の収支が分かる上に、決算作業もとても楽になります!

Dropbox vs box(マジカチmeetup)

無料のストレージ

無料で使用できるストレージサービスとしてOneDriveやGoogleDriveなどがありますが、これらは上位サービスであるビジネスアカウントのおまけのような位置づけであり、容量は必要十分なものの、社外との共有管理や各種ツールとの連携機能は不足しています。

 

有料のストレージ

有料で使用できるストレージサービスとしてDropboxやboxなどがあります。近年のネット環境は、回線速度が向上し、端末も多様化してきました。そこへ働き方の多様化も加わり、複数の端末間での同期はもはや当たり前の時代となりました。そのため、ストレージサービスの価値は「保存」から「活用」へと変化し、さらなる付加価値が生み出されています。

 

Dropboxとbox

Dropboxの特徴は、専用のフォルダにファイルを入れるだけで、自動的に同期されることです。ローカルでの作業感覚で使用できるため、ITリテラシーが高くない人でも簡単に使用でき、またオフラインでの使用も可能です。一方で、基本的にはファイルを全て同期するため通信量が大きく、ローカル保存はセキュリティ面で不安も残ります。
boxの特徴は、ストレージが全てクラウド上にあるということです。サイトにアクセスしサイト上で作業をするため、ローカルストレージを圧迫せず、常にオンラインでの作業になるため編集履歴が残ります。また、ローカル保存の要領で使用できる機能もあるため、クラウドを意識せず活用することもでき、さらに細かい権限設定が可能で、共有管理機能も充実しています。一方で、オンライン上へのアップロードのため時間がかかることや、オフラインでの作業が全くできない点も考慮する必要があるでしょう。

 

まとめ

今後は、添付ファイルとして資料を共有することを止め「URLでの共有」を活用していきましょう。オフラインでの作業環境や外部共有など自社に必要な要件や、ITリテラシー、管理ポリシーに合うストレージサービスを選び、「クラウド保存で共有」を当たり前にしていきましょう!

タスク管理のはじめ方

タスク管理ができない理由

私たちの脳には、ワーキングメモリと呼ばれる構成概念が存在します。作業記憶や作動記憶とも呼ばれ、私たちの日常生活や学習を支える重要な能力を指します。しかし同時に処理できるのは5~7個程度と言われ、一度にたくさんのタスクを認識しようとしても、うまく機能しません。そのため、タスク管理をするためには、最初にワーキングメモリを解放する必要があります。

 

タスク管理のはじめ方

まず、大きな白い紙と付箋を用意します。その付箋に、思いつく限りのタスクを書き出していきます。優先順位や粒度は気にせず、頭に浮かんだタスクをただ書き出します。次に、書き出したタスクをカテゴリー分けしてから、それぞれに期限を設けます。タスクは単発か繰り返すものかに分けることができます。単発タスクは早いうちに片付けてしまいましょう。繰り返しタスクは、まずは手を付けてみる、そして徐々に改善を繰り返すことで、自分に合ったやり方を見つけていきましょう。

 

まとめ

タスク管理に困っている方は、頭の中で整理しようとする傾向にあります。どんなに小さなことでも、脳の外で管理して脳を軽くすることがとても重要です。タスク管理の基本が全て書いてある書籍『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン著)を読むこともおすすめします。

タスク管理のコツ

スライド概要

「仕事をしながら税理士になる」というミッションを達成するために、「いかに部下に任せるか」を実現する体制を構築することで1日3時間の勉強時間を確保し、税理士試験に合格。その経験を基に、タスク管理のコツをご紹介。

 

タスク管理の基礎知識

サイモン・シネックが提唱したゴールデンサークルという考え方は、人に何らかの情報を伝え、行動を促したい時、まず「Why(なぜ)」から訴えかけ、その後に「どのように、何をするのか」を伝えるのだという、「Why」から始めることの重要性を説くものです。個人でのタスク管理とチームでのタスク管理の違いは、部分最適ではなくチーム全体の最適化が必要であることです。

 

個人レベルでのタスク管理

個人のタスク管理は、まずタスクを全部書き出すことから始まります。それから、実際に手を動かせる粒度になるようにタスクを分解します。タスクには「単発」と「繰り返し」の2種類のタスクしかありません。繰り返し行うタスクが多いほど、容易にコントロールすることが出来ます。

 

チームレベルでのタスク管理

チームでのタスク管理では、マイクロマネジメントではなく、細かいやり方はメンバーに任せます。ポイントはタスクが単発であれ繰り返しであれ「手順書に落し込み、それをチームで育てていく」ということ。属人化させずにチーム全体でタスクを管理し、当たり前に共有されている状況を作り出すというマネジメントの意識改革が必要です。

freeeの価値の伝え方

Inovation×Operation

既存の会計ソフトは、従来のオペレーションを前提に、それらを効率化することで進化を遂げてきました。ところがfreeeは、「新しい考え方によって、経理そのものが進化する」というイノベーションを巻き起こしました。つまり、既存の会計ソフトに対する理解の仕方(=従来の延長)と同じように捉えてしまうと、freeeの仕組みが理解しにくくなります。まずは、freeeにおける "Innovation" とは何かを言語化し、それによってどんな "Operation"が可能になるのかを理解することが必要になります。

freeeの特徴

freeの大きな特徴は、「取引」を基盤として実際の流れをベースに管理することにあります。一般的な会計ソフトでは、収入や支出に紐づく決済(入金・出金)をシステム上で補完して集計しているだけとなり、それらは紙で集計していた時代の名残なのです。その点freeeは、1つのデータを一気通貫して管理するため、会計資料を経理以外にも役立たせることができ、業務全体を再構築するトリガーにもなるのです。

まとめ

freeeは、様々な「取引」を会計データとして集約するソフトであり、会計データを作成するためだけのソフトではありません。経営において大切な取引の流れを掴み、正しい会計知識を持ち合わせた人ほど、「取引からデータの集約と変換ができる」というfreeeの価値を、より強く感じることができることでしょう。

アウトソーシングを成功させる活用事例

業務改善の必要性

昨今では、アウトソーシングに求められる提供価値が、リソースの提供よりも改善施策を提案してくれることへと変化しています。ビジネスにおける課題が多様に変化する中で、当初の業務プロセスがバランスを崩すこともあり、業務改善は非常に重要な要素となります。業務改善のために、問題点を発見することがスタート地点になります。

 

タスクの可視化

タスクを可視化するには、まず現状のタスクをすべて書き出しましょう。それからタスクを整理していきます。可視化のためのBizer teamというサービスは、実際の業務を間近で観察し、チェックリストに落とし込みます。そのチェックリストをもとにメンバーにヒアリングし、業務を詳細なマニュアルに落とし込むことで可視化を進めます。

 

タスクの型化

型を作る際に意識することとして、「再現可能性、代替可能性、改善可能性」の3つが挙げられます。Bizer teamでは、各自のノウハウを集めて蓄積し、継続的な振り返りの仕組みをつくることで、業務プロセスを常にアップデートすることを役割としています。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。Bizer teamサービスと掛け合わせることで、業務が標準化し、さらに型化することで人材による業務水準のバラつきを減らし、属人化を防ぐことができます。

ベンチャーのバックオフィス構築(CEO右腕)

バックオフィスの重要性

バックオフィスは、経営管理を適切に行い、意思決定の土台を整えるという大切な役割があります。経理は「決算書を作成する」という作業だけが目的ではなく、企業活動を会計データに変換し、経営の羅針盤を構築するためにとても重要な業務です。

 

バックオフィス業務の性質

業務は「感覚系、仕組系、作業系」の3つに分類され、中でも「仕組系」は、業務設計の仕方によって体制の違いに大きな差が生まれます。「感覚系」の仕事を言語化・図式化することで属人化を防ぎ、「作業系」の仕事をシステム化等で単純作業をなくす、など「仕組系」を増やすことが大切です。仕組系を増やすためには、業務設計とITツールが必須です。

 

構築のためのステップ

仕組みを構築するためには、現場にヒアリングし、問題点をしっかり洗い出すところから始まります。そして、あるべき姿・理想の姿を考えます。理想の姿が描けたら、そこにたどり着くことができるよう、ITツールを選択し、業務設計を行います。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。特に中小企業においてバックオフィス改革を行う際、「ITリテラシー、リソース、設計力」の3つの壁があります。我々はこれらの課題を一気に解決し、バックオフィス対応を一元化します。