アウトソーシングを成功させる活用事例

業務改善の必要性

昨今では、アウトソーシングに求められる提供価値が、リソースの提供よりも改善施策を提案してくれることへと変化しています。ビジネスにおける課題が多様に変化する中で、当初の業務プロセスがバランスを崩すこともあり、業務改善は非常に重要な要素となります。業務改善のために、問題点を発見することがスタート地点になります。

 

タスクの可視化

タスクを可視化するには、まず現状のタスクをすべて書き出しましょう。それからタスクを整理していきます。可視化のためのBizer teamというサービスは、実際の業務を間近で観察し、チェックリストに落とし込みます。そのチェックリストをもとにメンバーにヒアリングし、業務を詳細なマニュアルに落とし込むことで可視化を進めます。

 

タスクの型化

型を作る際に意識することとして、「再現可能性、代替可能性、改善可能性」の3つが挙げられます。Bizer teamでは、各自のノウハウを集めて蓄積し、継続的な振り返りの仕組みをつくることで、業務プロセスを常にアップデートすることを役割としています。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。Bizer teamサービスと掛け合わせることで、業務が標準化し、さらに型化することで人材による業務水準のバラつきを減らし、属人化を防ぐことができます。

ベンチャーのバックオフィス構築(CEO右腕)

バックオフィスの重要性

バックオフィスは、経営管理を適切に行い、意思決定の土台を整えるという大切な役割があります。経理は「決算書を作成する」という作業だけが目的ではなく、企業活動を会計データに変換し、経営の羅針盤を構築するためにとても重要な業務です。

 

バックオフィス業務の性質

業務は「感覚系、仕組系、作業系」の3つに分類され、中でも「仕組系」は、業務設計の仕方によって体制の違いに大きな差が生まれます。「感覚系」の仕事を言語化・図式化することで属人化を防ぎ、「作業系」の仕事をシステム化等で単純作業をなくす、など「仕組系」を増やすことが大切です。仕組系を増やすためには、業務設計とITツールが必須です。

 

構築のためのステップ

仕組みを構築するためには、現場にヒアリングし、問題点をしっかり洗い出すところから始まります。そして、あるべき姿・理想の姿を考えます。理想の姿が描けたら、そこにたどり着くことができるよう、ITツールを選択し、業務設計を行います。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。特に中小企業においてバックオフィス改革を行う際、「ITリテラシー、リソース、設計力」の3つの壁があります。我々はこれらの課題を一気に解決し、バックオフィス対応を一元化します。

board:ちょうどいい案件管理SaaS

CRM/SFAと案件管理

CRMとは「顧客を見える化するツール」、SFAとは「営業を見える化するツール」のことです。この2つは相互に関連性が高く、ほぼ一体化しています。現代の主要な案件管理ツール(CRM+SFA)といえば「salesforce」や「kintone」などがあり、企業のニーズに合わせて選択することが大切です。

 

boardで案件管理

Excelでの管理はそろそろ限界、でもCRMやSFAほどの高度な機能は必要ないかな、という企業には「board」というツールがオススメです。出力できる帳票の種類が豊富でカスタマイズの必要もなく、導入後すぐの使用開始が可能です。

 

まとめ

「board」はCRMやSFAではありません。しかし「案件管理と帳票作成ができればいい」場合は、ちょうどいい案件管理ツールとしてフル活用することができます。

会計人だから可能な業務設計

業務設計と改善

「要件整理」と「業務改善」。この2つが抜け落ちているケースが多く見受けられます。要件整理とは、目的・優先順位づけ・現状の課題・費用対効果・納期を明確にすることです。業務設計とは、手順・誰がやるのか・何をやるのか、を決めることです。これらのプロセスをしっかりと踏むことで結果的に改善スピードが速まります。

 

SaaSの台頭

SaaSとは、提供者(サーバー)側で稼働しているソフトウェアを、ネットワーク経由で利用者がサービスとして利用する形態のことです。利用者のメリットとしては、導入までの期間の短縮・構築費用や維持費用の圧縮などが挙げられます。反面、独自仕様へのカスタマイズが難しいなどのデメリットもあります。現在のSaaSの活用方法としては、現在の社内運用に合わせるのではなく、ツールの機能に合わせていくことが主流になってきています。その際に重要なのが業務設計です。

 

会計人の強み

あらゆる業種の仕組みを会計知識として体系的に理解していることや、会計そのものが非常にロジカルな仕組みでできていることから、会計人だからこそ全体を俯瞰的にとらえ、会計データから逆算して、業務フローを構築することができます。

 

CRMとfreeeの連携

freeeでは、すべての取引で発生と決済を管理します。仕訳はその裏側で生成され、取引発生(売上)→決済(消込)→仕訳(経理)が1つのデータで一気通貫しており、実際の取引の流れがベースとなっています。また、CRM側で仕訳に変換する必要はなく、債権・債務管理がfreeeで完結します。

データフローから考えるバックオフィスの業務設計

バックオフィスの効率化

バックオフィスの効率化が難しい理由は「アナログな処理が多い」「扱う情報の種類が多い」の2点が挙げられます。紙の書類にエクセルファイルが混在している…。どこから手を付けていいかわからない状態が見受けられます。

業務フローとデータフロー

当初はきちんと動いていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。改善のポイントは、全体を俯瞰的にとらえ、データフローから業務フローを構築することです。業務よりデータの流れに着目することが大事な観点です。

データ連携の方法

複数のSaaSと組み合わせることが理想ですが、設計の難易度は高いです。そこで、関連システムとの連携をして、自動で会計に反映されるような仕組みを構築することをおすすめします。例えばマネーフォワードの場合、新プランで様々な機能が集約されました。会計データとの連携がしやすくなります。

経理部門のタスクの可視化と型化

業務改善の手順

業務改善に取り組む際、まずは現状の問題点をしっかり整理することが必要です。当初は構築がきちんとされていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。「CAPDo」の手順でチェックをするところから取り組むことが大切です。

 

タスクの可視化

タスクを書き出す、整備するの2ステップです。各業務ごとにマニュアルを見直すのではなく、まずは全部のタスクを洗い出します。書き出せなかったものはコントロールが出来ないからです。なんとなくやっているタスクは見直す必要があります。書き出すことで、タスクの先送りや属人的になっているタスクを防ぐことが出来ます。

 

タスクの型化

再現可能性・代替可能性・改善可能性、この3つを意識して行います。チームで仕事をする場合は、可視化と標準化が必要不可欠です。

 

Bizerteamの活用

親リストにゴール、子リストにステップを書くという手順で作っていきます。作成する際は、トリガーを意識すること(時間がトリガーなのか、前タスク完了がトリガーなのか)、進捗が感じられる内容にすることが重要です。経理はチームで対応する仕事です。まずは可視化から始めてみましょう。

次世代バックオフィスのキャリア戦略

事務職はなくなる?!

これから1020程度で、今ある仕事の約半分自動化される可能性が高いと言われています。経理の仕事はなくなると言われがちですが、実際は「作業」が自動化されるだけで経理やバックオフィスと言われる仕事は必要不可欠です。これからのバックオフィスはただ作業をこなすだけではなく、会社の成長に貢献できるかどうかが求められます。

 

キャリアに関する理論

藤原和博氏が提唱する「レアカード化」=100万人の1人になるという働き方にシフトしていきます。ナンバーワンになるのではなく、得意の掛け合わせをしてレアカード化するという考え方です。情熱を傾けられる仕事、人から頼られる仕事、人を頼れる仕事。これらが求められる人材なのではないでしょうか。

 

次世代バックオフィスとは

仕組みを構築出来ること、大量のデータ処理をどうフローに乗せるかなどが求められてくるのではないでしょうか。ただの便利屋ではなく、戦略的に業務範囲を広げていくことが必要です。

 

これからの働き方

特にスタートアップの場合は、最小の人数で事業を回し、業務全体を俯瞰し、徹底的に効率化を進めることが重要です。中小企業のバックオフィスは人不足が深刻化しています。コア業務以外の外注化が進む流れは止められないでしょう。だからこそ、ただ作業をこなすだけの人材ではなく構築を担える人材が必要不可欠となってきています。

freeeと会計事務所のカスタマーサクセス

カスタマーサクセスとは 

顧客の成功にコミットする活動。Salesforceが考案し、特にサブスクリプションモデル事業で使われることが多いです。顧客のビジネスの成長が売上の最大化に繋がり、契約継続やアップセルなどを目指します。受注はゴールではなくスタートです。

カスタマサポートという言葉もありますが、カスタマサポートは顧客からの連絡があってから依頼されたことを行う業務です。しかし、カスタマーサクセスは、自ら顧客にアプローチをし、ともに解決するという姿勢で臨みます。

 

会計事務所とfreee

会計事務所は基本的に待ちのスタイルですが、活用に対するノウハウがあるのは会計事務所側です。Twitterで展開している「#freee塾」では利用に関するノウハウが展開されており、freee社の営業・CSと共にカスタマーサクセスを歩んでいくパートナーとなっています。

 

ガッチリ連携を!

freeeは導入時など、しっかり設計を行う必要があります。越えなければならないハードルは、会計事務所とfreeeの営業・CSと連携してカスタマーサクセスを成功させていく流れを作れたらと思っています。

会計知識がなくてもfreeeが使える理由

 

なぜfreeeは会計知識がなくても使えるのか

訳、B/S、P/Lそれぞれの役割を概念的に切り離し、口座、収入、支出と表記をしている。そのため、会計知識として用語がわからなくても処理が可能で、確定申告まで行えるという仕組みである。

APIと全体最適化

APIとはなにか

APIとはアプリケーションの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるようにしてくれるもの。APIは、CSVとは異なり人の手を介さずシステムで自動的に情報を処理することが出来ます。よって、API連携を活用することでバックオフィスは効率化することが出来ます。

 

企業の業務とシステム

ERPパッケージで管理をするという方法がありますが、オールインワンで管理ができるメリットがある一方、金額や構築、修正のハードルも高く中小企業では導入が難しいケースが多いのではないでしょうか。オールインワンであることにはもっと大きなデメリットもあり、ビジネスの変化についていきにくいということも挙げられます。
しかし、SaaSの登場により個別最適化の流れが加速しつつあります。各々がSaaSで独立してクラウド化・最適化されていますが、疎結合の関係を保つことでシステムが依存しあわず構築出来ます。そのためには、APIの活用が必須となります。

 

API連携のメリット

開発コストの削減と、情報のリアルタイム更新がメリットとして挙げられます。外部で提供されているAPIを使うことで独自開発のコストを削減することが出来、またAPIはリアルタイムでの情報取得や更新が行えますので他システムとの同期も可能です。

 

クラウド会計のAPI

freeeはAPIを提供しています。アプリストアで連携をより簡単に行える機能も。例えば、Googleスプレッドシートで情報を一覧化したり、Salesforceで情報を連携することも。