データフローから考えるバックオフィスの業務設計

バックオフィスの効率化

バックオフィスの効率化が難しい理由は「アナログな処理が多い」「扱う情報の種類が多い」の2点が挙げられます。紙の書類にエクセルファイルが混在している…。どこから手を付けていいかわからない状態が見受けられます。

業務フローとデータフロー

当初はきちんと動いていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。改善のポイントは、全体を俯瞰的にとらえ、データフローから業務フローを構築することです。業務よりデータの流れに着目することが大事な観点です。

データ連携の方法

複数のSaaSと組み合わせることが理想ですが、設計の難易度は高いです。そこで、関連システムとの連携をして、自動で会計に反映されるような仕組みを構築することをおすすめします。例えばマネーフォワードの場合、新プランで様々な機能が集約されました。会計データとの連携がしやすくなります。

経理部門のタスクの可視化と型化

業務改善の手順

業務改善に取り組む際、まずは現状の問題点をしっかり整理することが必要です。当初は構築がきちんとされていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。「CAPDo」の手順でチェックをするところから取り組むことが大切です。

 

タスクの可視化

タスクを書き出す、整備するの2ステップです。各業務ごとにマニュアルを見直すのではなく、まずは全部のタスクを洗い出します。書き出せなかったものはコントロールが出来ないからです。なんとなくやっているタスクは見直す必要があります。書き出すことで、タスクの先送りや属人的になっているタスクを防ぐことが出来ます。

 

タスクの型化

再現可能性・代替可能性・改善可能性、この3つを意識して行います。チームで仕事をする場合は、可視化と標準化が必要不可欠です。

 

Bizerteamの活用

親リストにゴール、子リストにステップを書くという手順で作っていきます。作成する際は、トリガーを意識すること(時間がトリガーなのか、前タスク完了がトリガーなのか)、進捗が感じられる内容にすることが重要です。経理はチームで対応する仕事です。まずは可視化から始めてみましょう。

次世代バックオフィスのキャリア戦略

事務職はなくなる?!

これから1020程度で、今ある仕事の約半分自動化される可能性が高いと言われています。経理の仕事はなくなると言われがちですが、実際は「作業」が自動化されるだけで経理やバックオフィスと言われる仕事は必要不可欠です。これからのバックオフィスはただ作業をこなすだけではなく、会社の成長に貢献できるかどうかが求められます。

 

キャリアに関する理論

藤原和博氏が提唱する「レアカード化」=100万人の1人になるという働き方にシフトしていきます。ナンバーワンになるのではなく、得意の掛け合わせをしてレアカード化するという考え方です。情熱を傾けられる仕事、人から頼られる仕事、人を頼れる仕事。これらが求められる人材なのではないでしょうか。

 

次世代バックオフィスとは

仕組みを構築出来ること、大量のデータ処理をどうフローに乗せるかなどが求められてくるのではないでしょうか。ただの便利屋ではなく、戦略的に業務範囲を広げていくことが必要です。

 

これからの働き方

特にスタートアップの場合は、最小の人数で事業を回し、業務全体を俯瞰し、徹底的に効率化を進めることが重要です。中小企業のバックオフィスは人不足が深刻化しています。コア業務以外の外注化が進む流れは止められないでしょう。だからこそ、ただ作業をこなすだけの人材ではなく構築を担える人材が必要不可欠となってきています。

freeeと会計事務所のカスタマーサクセス

カスタマーサクセスとは 

顧客の成功にコミットする活動。Salesforceが考案し、特にサブスクリプションモデル事業で使われることが多いです。顧客のビジネスの成長が売上の最大化に繋がり、契約継続やアップセルなどを目指します。受注はゴールではなくスタートです。

カスタマサポートという言葉もありますが、カスタマサポートは顧客からの連絡があってから依頼されたことを行う業務です。しかし、カスタマーサクセスは、自ら顧客にアプローチをし、ともに解決するという姿勢で臨みます。

 

会計事務所とfreee

会計事務所は基本的に待ちのスタイルですが、活用に対するノウハウがあるのは会計事務所側です。Twitterで展開している「#freee塾」では利用に関するノウハウが展開されており、freee社の営業・CSと共にカスタマーサクセスを歩んでいくパートナーとなっています。

 

ガッチリ連携を!

freeeは導入時など、しっかり設計を行う必要があります。越えなければならないハードルは、会計事務所とfreeeの営業・CSと連携してカスタマーサクセスを成功させていく流れを作れたらと思っています。

会計知識がなくてもfreeeが使える理由

 

なぜfreeeは会計知識がなくても使えるのか

訳、B/S、P/Lそれぞれの役割を概念的に切り離し、口座、収入、支出と表記をしている。そのため、会計知識として用語がわからなくても処理が可能で、確定申告まで行えるという仕組みである。

APIと全体最適化

APIとはなにか

APIとはアプリケーションの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるようにしてくれるもの。APIは、CSVとは異なり人の手を介さずシステムで自動的に情報を処理することが出来ます。よって、API連携を活用することでバックオフィスは効率化することが出来ます。

 

企業の業務とシステム

ERPパッケージで管理をするという方法がありますが、オールインワンで管理ができるメリットがある一方、金額や構築、修正のハードルも高く中小企業では導入が難しいケースが多いのではないでしょうか。オールインワンであることにはもっと大きなデメリットもあり、ビジネスの変化についていきにくいということも挙げられます。
しかし、SaaSの登場により個別最適化の流れが加速しつつあります。各々がSaaSで独立してクラウド化・最適化されていますが、疎結合の関係を保つことでシステムが依存しあわず構築出来ます。そのためには、APIの活用が必須となります。

 

API連携のメリット

開発コストの削減と、情報のリアルタイム更新がメリットとして挙げられます。外部で提供されているAPIを使うことで独自開発のコストを削減することが出来、またAPIはリアルタイムでの情報取得や更新が行えますので他システムとの同期も可能です。

 

クラウド会計のAPI

freeeはAPIを提供しています。アプリストアで連携をより簡単に行える機能も。例えば、Googleスプレッドシートで情報を一覧化したり、Salesforceで情報を連携することも。

確定申告の業務設計(個人事業主編)

確定申告という繁忙期

毎年やってくる確定申告の時期。個人事業主の方でも、面倒だなと毎年のように思っている方も多いのではないでしょうか。確定申告時期は税理士も忙しいし、個人事業主の方はとにかく面倒だと思っていて、このままではみんながUnhappyになってしまう…

 

確定申告の業務設計

その解決策を考えます。確定申告は、事業所得の計算がもっとも作業量が多いので、ここを確定申告前に処理しておくことが必要です。しかし、個人事業主が税理士と毎月契約するのは大変なこと。
そこで登場するのがfreeeです。毎月、freeeで少しずつ処理をしていけば、確定申告の時期の作業量の負担が減ります。クレジットカードや銀行と連携して請求書なども発行すれば、自動で取り込みをしてくれるため、freeeの「取引」の項目を毎月登録していけばOK。詳しい会計知識も不要です。

 

来年の確定申告までに

freeeで毎月処理をしていければ毎年の確定申告の負担を軽減出来ます。まずは事業用のクレジットカードと銀行口座を作りましょう。紙の取り込みはscanmanが便利です。取り込んだらfreeeとすぐに連携することも。
税理士も個人事業主も「今年は処理が少ない!」を思える年になってみんながHappyになるはずです。

成長企業の業務設計とシステム選定

成長企業の足かせ

企業は売上・利益・従業員数を増加させながら成長を続け、組織が大きくなればその規模によって「○人の壁」という課題にぶち当たります。小規模組織であればうまくいっていたことも、「業務の仕組み化」なしでは成長の足かせになってしまいます。
本スライドの重要なキーワード「業務の仕組み化」は要件整理と業務設計、そしてSaaSの選び方によって決まります。

要件整理と業務設計

業務システムを開発する際に抜け落ちるケースが多いことは「要件整理」と「業務設計」です。
要件整理とは、要件の優先順位付けやゴールの明確化、スケジューリングなどを行う作業です。曖昧な状態をより明確な状態へと具体化していきます。
業務設計とは、業務自体のフローを見直す作業です。手順や担当者、作業内容を確認し、フロー図や要件定義書を作成していきます。
これらの作業をし、より要件を具体化していきます。

SaaSの選び方

SaaSとは、提供者(サーバー)側で稼働しているソフトウェアを、ネットワーク経由で利用者がサービスとして利用する形態。利用者のメリットは、導入までの期間短縮や構築・維持費用の削減などが挙げられます。デメリットは、独自仕様のカスタマイズが難しい点です。
SaaSを選ぶ際に考えたいことは「必要な機能を備えているか?」「自分たちはターゲットか?」「作りたい世界に共感できるか?」の3点です。
「必要な機能を備えているか?」は、機能性・改善性・拡張性という観点でチェックを進めていきましょう。
「自分たちはターゲットか?」は、要件整理と業務設計を踏まえて、サービスを選んでいきます。現在の運用に合うものを選ぶのではなく、ツールの機能を軸に考えることがポイントです。
「作りたい世界に共感できるか?」は、SaaSの目指す世界を、今後の改善・拡張性などを含めて見据えることが大切です。
重要なことは、要件整理と業務設計を行った上でSaaSを選ぶということ。