APIを使った業務改善

APIとはなにか

API(Application Programming Interface)とは、アプリケーションの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるというもの。API連携を活用することで、人の手を介さずアプリケーションを連携することができ、業務をより効率化することが可能です。

企業の業務とシステム

企業が管理する情報は多岐にわたるため、それらを一元管理するために従来は「ERPパッケージ」が用いられてきました。しかし、導入費用が高額・構築難易度が高いなど、中小企業にはハードルが高い存在でした。ビジネス環境の変化が激しい現代においては、ERPによる統合的な管理よりも、むしろSaaSによる個別最適を行う流れが強まっています。APIによって外部と連携することが当たり前の時代になっているのです。

API連携のメリット

API連携ができると、既に外部に存在するソフトウェアの機能を活用できるため、開発の効率化ができ、コストや開発時間を削減することができます。また、最新データを瞬時に取得し、システム間で情報を同期することができるので、リアルタイムな情報更新が可能になります。

RPAとiPaaS

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェア型ロボットによってPCの操作を自動化すること。しかしこれは、人間が行うデスクトップ画面上の操作を代行しているだけでした。一方のiPaaS(Integration Platform as a Service)とは、クラウドやオンプレミスのソフトウェアを連携させ、統合的に操作や処理をするためのプラットフォームのこと。代表的なものにはZapierやAnyflow、MuleSoftなどがあります。

会計×IT×設計力

会計知識があることは、非常に大きな強みです。会計(経理)業務は非常にロジカルな仕組みなため設計に落とし込みやすいという特徴があります。そこにAPIを取り入れることで業務を効率化できます。APIは外部システムと接続するだけなので、業務プロセス全体を再構築してこそ意味があります。ITを使いこなすためには会計だけでなく、業務全体に視野を広げて設計を行うことが肝要です。

freee導入3つの壁

会計リテラシーの壁

従来の経理担当者には、膨大な資料から正確に仕訳を入力する力を必要としていることが多く、単なる作業として、ビジネスフローと経理が分断されている状態でした。一方でfreeeでは、仕訳を正確に処理するための会計知識ではなく、正確な会計情報を集めるために「取引」という概念でビジネスフローを理解する力が必要になります。

ITリテラシーの壁

freeeを活用するためには外部のデータをいかにfreeeに取り込むかが重要となり、ビジネス上のツールがすべてデジタル化されていないと効果が発揮できません。そのため、まずはアナログな業務をデジタル化する必要があり、また、デジタル化を推進するためのIT知識が必要になります。

業務構築力の壁

freeeは、業務フロー全体の最適化を意識して活用しないと効果が発揮できず、導入に失敗するケースがあります。そのため、経理を独立した業務と捉えるのではなく、既存の運用から会計データを中心としたデータフローを再設計し構築する力が必要になります。

会計×IT×設計力

「会計×IT×設計力」のすべてを兼ね備えた人材はとても貴重であり、あまり見つかりません。しかし、どれが欠けてもfreee導入はうまくいかないため、この課題を解決するために、新サービスが誕生しました。それが「Brownies Works」です。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、「業務設計のパッケージ化」と「最適な運用を回せるリソースの提供」をサービス内容とし、バックオフィス系SaaSを駆使することで、経理・労務などを丸っと運用することができるサービスです。そのため、freee導入の3つの壁を打破することが可能です。

SmartHR:圧倒的に労務管理を効率化する(Brownies FES.)

SmartHRとは

SmartHRは、2015年サービス開始以来、圧倒的なスピードで成長しているクラウド人事労務ソフトです。従来は紙による申請書類があふれ、社員情報も様々なシステムに点在し管理が複雑でしたが、SmartHRを導入することでペーパーレスになり、データベースが一元化されて情報管理もスムーズになります。さらに従業員・管理者の双方が、手間をかけずに情報をやり取りすることができ、UX向上にも繋がります。

ペーパレス年末調整

SmartHRのこだわりを凝縮したものが「ペーパーレス年末調整」です。難しい言葉が並ぶ書類に複雑な計算が必要な年末調整ですが、「ペーパーレス年末調整」では、従業員がスマホやパソコンから質問に沿って回答するだけで、手続き完了です。その情報をCSVで出力することが出来るため、給与計算ソフトに取り込むだけで反映される仕組みになっています。また、源泉徴収票も給与明細と一緒にSmartHRで配布が完了します。

新機能「住宅ローン控除申告書サポート機能」

年末調整の書類の中でも、住宅ローンに関する書類はとても複雑です。そこでSmartHRでは、2019年度版で申告書作成サポート機能をリリースしました。この機能では、アンケート形式で質問に答えると申告書のサンプルが作成されるため、そのまま原本に転記すれば完了になります。ユーザーのペインにとことん向き合った機能になっています。

まとめ

ペーパレス年末調整を活用することで、従業員・管理者双方の手間が圧倒的に減ります。ユーザー目線にこだわり抜いたSmartHRだからこそ、圧倒的に労務管理を効率化することが出来ます。

クラウド会計を使って事務処理を5分の1にする

決算業務

決算は1年に1回(決算時期のみ)しか処理ができませんが、業務量は実はそれほど多くはありません。決算の元となる「データ入力」の方が業務負荷がはるかに大きいので、決算前に処理をしておくことが必要です。そして、自社の経営状況をタイムリーに把握するには、毎月きちんと会計データの入力をすることが肝要です。決算のためにせっかくデータ入力するのであれば、毎月入力して経営管理をしましょう。

freeeの特徴

一般的な会計ソフトは「仕訳」という単位でデータ入力するので、会計(簿記)の知識を必要とします。一方で、freeeは「取引」を登録すると、その裏で自動で「仕訳」が作成されるため、会計知識がなくてもデータ入力が可能となり、決算に必要な会計データが作成できます。「取引」とは、「請求書を発行する」「ネットで備品を買う」「銀行口座から振込する」といった日々の企業活動そのものです。

各機能の説明とデモ

freeeには様々な機能があります。例えばScansnapというスキャナーを使用すると、freeeへスキャンしたレシートなどが自動で取り込まれます。また、売上に関する請求書を発行し、入金があったら入金情報を入力することで債権管理もできます。支払うべき請求書を登録すると、支払管理をすることもできます。クレジットカードの使用も連携が可能で、タイムリーな取引が反映されます。freeeで毎月処理をすることで、事業の収支が分かる上に、決算作業もとても楽になります!