Paild_クライアントの立替金管理事例

Brownies Worksの仕組み

Brownies Worksはまず、御社の状況をヒアリングした上で、最適な業務設計を行います。設計した業務フローに最適なバックオフィス系SaaSを選定し、日々のオペレーションまでお任せいただくことが可能です。Brownies Worksは経営管理のために「バックオフィスとその周辺の業務フロー」を作り替えるサービスなのです。

 

Brownies Worksの抱えていた課題をPaildで解決

Brownies Worksはサービス内で使用するSaaSツールの利用料を込みの料金体系としているため、同じツールでも顧客数分の支払が発生します。そのためクレカ明細がツール利用料だらけになってしまい、「どの支払いがどのお客様の分なのか」という管理に膨大な時間を要していました。

paildは、前払い式の法人カードを何枚でもすぐに発行できる企業向けウォレットサービスです。お客様ごとにカードを発行し、それぞれのお客様の分のツール料をそのカードから支払うことで、ツール内で立替管理が出来るようになりました。一般企業においても「経費を使用する社員が多く、経費精算が大変」という企業にピッタリのサービスです。

APIを使った業務改善

APIとはなにか

API(Application Programming Interface)とは、アプリケーションの一部を外部に向けて公開することにより、第三者が開発したソフトウェアと機能を共有できるというもの。API連携を活用することで、人の手を介さずアプリケーションを連携することができ、業務をより効率化することが可能です。

企業の業務とシステム

企業が管理する情報は多岐にわたるため、それらを一元管理するために従来は「ERPパッケージ」が用いられてきました。しかし、導入費用が高額・構築難易度が高いなど、中小企業にはハードルが高い存在でした。ビジネス環境の変化が激しい現代においては、ERPによる統合的な管理よりも、むしろSaaSによる個別最適を行う流れが強まっています。APIによって外部と連携することが当たり前の時代になっているのです。

API連携のメリット

API連携ができると、既に外部に存在するソフトウェアの機能を活用できるため、開発の効率化ができ、コストや開発時間を削減することができます。また、最新データを瞬時に取得し、システム間で情報を同期することができるので、リアルタイムな情報更新が可能になります。

RPAとiPaaS

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェア型ロボットによってPCの操作を自動化すること。しかしこれは、人間が行うデスクトップ画面上の操作を代行しているだけでした。一方のiPaaS(Integration Platform as a Service)とは、クラウドやオンプレミスのソフトウェアを連携させ、統合的に操作や処理をするためのプラットフォームのこと。代表的なものにはZapierやAnyflow、MuleSoftなどがあります。

会計×IT×設計力

会計知識があることは、非常に大きな強みです。会計(経理)業務は非常にロジカルな仕組みなため設計に落とし込みやすいという特徴があります。そこにAPIを取り入れることで業務を効率化できます。APIは外部システムと接続するだけなので、業務プロセス全体を再構築してこそ意味があります。ITを使いこなすためには会計だけでなく、業務全体に視野を広げて設計を行うことが肝要です。

freee導入3つの壁

会計リテラシーの壁

従来の経理担当者には、膨大な資料から正確に仕訳を入力する力を必要としていることが多く、単なる作業として、ビジネスフローと経理が分断されている状態でした。一方でfreeeでは、仕訳を正確に処理するための会計知識ではなく、正確な会計情報を集めるために「取引」という概念でビジネスフローを理解する力が必要になります。

ITリテラシーの壁

freeeを活用するためには外部のデータをいかにfreeeに取り込むかが重要となり、ビジネス上のツールがすべてデジタル化されていないと効果が発揮できません。そのため、まずはアナログな業務をデジタル化する必要があり、また、デジタル化を推進するためのIT知識が必要になります。

業務構築力の壁

freeeは、業務フロー全体の最適化を意識して活用しないと効果が発揮できず、導入に失敗するケースがあります。そのため、経理を独立した業務と捉えるのではなく、既存の運用から会計データを中心としたデータフローを再設計し構築する力が必要になります。

会計×IT×設計力

「会計×IT×設計力」のすべてを兼ね備えた人材はとても貴重であり、あまり見つかりません。しかし、どれが欠けてもfreee導入はうまくいかないため、この課題を解決するために、新サービスが誕生しました。それが「Brownies Works」です。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、「業務設計のパッケージ化」と「最適な運用を回せるリソースの提供」をサービス内容とし、バックオフィス系SaaSを駆使することで、経理・労務などを丸っと運用することができるサービスです。そのため、freee導入の3つの壁を打破することが可能です。

SmartHR:圧倒的に労務管理を効率化する(Brownies FES.)

SmartHRとは

SmartHRは、2015年サービス開始以来、圧倒的なスピードで成長しているクラウド人事労務ソフトです。従来は紙による申請書類があふれ、社員情報も様々なシステムに点在し管理が複雑でしたが、SmartHRを導入することでペーパーレスになり、データベースが一元化されて情報管理もスムーズになります。さらに従業員・管理者の双方が、手間をかけずに情報をやり取りすることができ、UX向上にも繋がります。

ペーパレス年末調整

SmartHRのこだわりを凝縮したものが「ペーパーレス年末調整」です。難しい言葉が並ぶ書類に複雑な計算が必要な年末調整ですが、「ペーパーレス年末調整」では、従業員がスマホやパソコンから質問に沿って回答するだけで、手続き完了です。その情報をCSVで出力することが出来るため、給与計算ソフトに取り込むだけで反映される仕組みになっています。また、源泉徴収票も給与明細と一緒にSmartHRで配布が完了します。

新機能「住宅ローン控除申告書サポート機能」

年末調整の書類の中でも、住宅ローンに関する書類はとても複雑です。そこでSmartHRでは、2019年度版で申告書作成サポート機能をリリースしました。この機能では、アンケート形式で質問に答えると申告書のサンプルが作成されるため、そのまま原本に転記すれば完了になります。ユーザーのペインにとことん向き合った機能になっています。

まとめ

ペーパレス年末調整を活用することで、従業員・管理者双方の手間が圧倒的に減ります。ユーザー目線にこだわり抜いたSmartHRだからこそ、圧倒的に労務管理を効率化することが出来ます。

マジカチ_私が業務設計士になった理由

税理士業界を取り巻く状況の変化

あらゆる業種でデジタル化の波が押し寄せていますが、税理士業界も例外ではありません。クラウド会計の台頭や、海外人材やAIによる作業単価の低下により、競争は激化しています。そのため税理士にも会計や税務の知識だけでなくプラスアルファの高度な専門性が、付加価値として経営者から求められる時代になっています。

 

「業務設計士®」が誕生した背景

私は一般企業や会計事務所での勤務を経て税理士資格を取得し、2016年に独立しました。しかし、それまでの経験から税理士という仕事だけで続けていくイメージが持てずにいた私は、依頼があればSalesforceの構築なども手がけてきました。そんな中、2018年10月に「MFクラウドとfreee」というタイトルで作成したスライドがバズります。

当時、freeeなどのクラウド会計についてネットで調べると、まったく本質的ではない情報や議論ばかりが出てきました。「本当に伝えるべきは、これからの時代にクラウド会計を含むSaaSをどう活用して、効率的な経営管理ができるかどうかではないか」。そんな想いから作成したスライドでしたが、バズったことをきっかけにそのニーズの高さを実感。「業務を再構築し、SaaSを活用する専門家になろう!」と思い立ち、業務設計士®が誕生したのです。

 

経理をアップデートするために、情報発信を続ける

経理業務=伝票処理、だけで良かった時代は終わりを告げ、今や経理とは情報を扱う仕事であり、会計データになる前の鮮度の高い情報をいかに把握するか、が重要になっています。次世代の経理に必要なスキルは、税務会計の知識のみならず、高いITリテラシーとビジネスの理解度です。会計を軸にビジネスとITに精通し経理の仕組みを再構築する、それが業務設計士®なのです。

 

クラウド会計を使って事務処理を5分の1にする

決算業務

決算は1年に1回(決算時期のみ)しか処理ができませんが、業務量は実はそれほど多くはありません。決算の元となる「データ入力」の方が業務負荷がはるかに大きいので、決算前に処理をしておくことが必要です。そして、自社の経営状況をタイムリーに把握するには、毎月きちんと会計データの入力をすることが肝要です。決算のためにせっかくデータ入力するのであれば、毎月入力して経営管理をしましょう。

freeeの特徴

一般的な会計ソフトは「仕訳」という単位でデータ入力するので、会計(簿記)の知識を必要とします。一方で、freeeは「取引」を登録すると、その裏で自動で「仕訳」が作成されるため、会計知識がなくてもデータ入力が可能となり、決算に必要な会計データが作成できます。「取引」とは、「請求書を発行する」「ネットで備品を買う」「銀行口座から振込する」といった日々の企業活動そのものです。

各機能の説明とデモ

freeeには様々な機能があります。例えばScansnapというスキャナーを使用すると、freeeへスキャンしたレシートなどが自動で取り込まれます。また、売上に関する請求書を発行し、入金があったら入金情報を入力することで債権管理もできます。支払うべき請求書を登録すると、支払管理をすることもできます。クレジットカードの使用も連携が可能で、タイムリーな取引が反映されます。freeeで毎月処理をすることで、事業の収支が分かる上に、決算作業もとても楽になります!

Dropbox vs box(マジカチmeetup)

無料のストレージ

無料で使用できるストレージサービスとしてOneDriveやGoogleDriveなどがありますが、これらは上位サービスであるビジネスアカウントのおまけのような位置づけであり、容量は必要十分なものの、社外との共有管理や各種ツールとの連携機能は不足しています。

 

有料のストレージ

有料で使用できるストレージサービスとしてDropboxやboxなどがあります。近年のネット環境は、回線速度が向上し、端末も多様化してきました。そこへ働き方の多様化も加わり、複数の端末間での同期はもはや当たり前の時代となりました。そのため、ストレージサービスの価値は「保存」から「活用」へと変化し、さらなる付加価値が生み出されています。

 

Dropboxとbox

Dropboxの特徴は、専用のフォルダにファイルを入れるだけで、自動的に同期されることです。ローカルでの作業感覚で使用できるため、ITリテラシーが高くない人でも簡単に使用でき、またオフラインでの使用も可能です。一方で、基本的にはファイルを全て同期するため通信量が大きく、ローカル保存はセキュリティ面で不安も残ります。
boxの特徴は、ストレージが全てクラウド上にあるということです。サイトにアクセスしサイト上で作業をするため、ローカルストレージを圧迫せず、常にオンラインでの作業になるため編集履歴が残ります。また、ローカル保存の要領で使用できる機能もあるため、クラウドを意識せず活用することもでき、さらに細かい権限設定が可能で、共有管理機能も充実しています。一方で、オンライン上へのアップロードのため時間がかかることや、オフラインでの作業が全くできない点も考慮する必要があるでしょう。

 

まとめ

今後は、添付ファイルとして資料を共有することを止め「URLでの共有」を活用していきましょう。オフラインでの作業環境や外部共有など自社に必要な要件や、ITリテラシー、管理ポリシーに合うストレージサービスを選び、「クラウド保存で共有」を当たり前にしていきましょう!

タスク管理のはじめ方

タスク管理ができない理由

私たちの脳には、ワーキングメモリと呼ばれる構成概念が存在します。作業記憶や作動記憶とも呼ばれ、私たちの日常生活や学習を支える重要な能力を指します。しかし同時に処理できるのは5~7個程度と言われ、一度にたくさんのタスクを認識しようとしても、うまく機能しません。そのため、タスク管理をするためには、最初にワーキングメモリを解放する必要があります。

 

タスク管理のはじめ方

まず、大きな白い紙と付箋を用意します。その付箋に、思いつく限りのタスクを書き出していきます。優先順位や粒度は気にせず、頭に浮かんだタスクをただ書き出します。次に、書き出したタスクをカテゴリー分けしてから、それぞれに期限を設けます。タスクは単発か繰り返すものかに分けることができます。単発タスクは早いうちに片付けてしまいましょう。繰り返しタスクは、まずは手を付けてみる、そして徐々に改善を繰り返すことで、自分に合ったやり方を見つけていきましょう。

 

まとめ

タスク管理に困っている方は、頭の中で整理しようとする傾向にあります。どんなに小さなことでも、脳の外で管理して脳を軽くすることがとても重要です。タスク管理の基本が全て書いてある書籍『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』(デビッド・アレン著)を読むこともおすすめします。

タスク管理のコツ

スライド概要

「仕事をしながら税理士になる」というミッションを達成するために、「いかに部下に任せるか」を実現する体制を構築することで1日3時間の勉強時間を確保し、税理士試験に合格。その経験を基に、タスク管理のコツをご紹介。

 

タスク管理の基礎知識

サイモン・シネックが提唱したゴールデンサークルという考え方は、人に何らかの情報を伝え、行動を促したい時、まず「Why(なぜ)」から訴えかけ、その後に「どのように、何をするのか」を伝えるのだという、「Why」から始めることの重要性を説くものです。個人でのタスク管理とチームでのタスク管理の違いは、部分最適ではなくチーム全体の最適化が必要であることです。

 

個人レベルでのタスク管理

個人のタスク管理は、まずタスクを全部書き出すことから始まります。それから、実際に手を動かせる粒度になるようにタスクを分解します。タスクには「単発」と「繰り返し」の2種類のタスクしかありません。繰り返し行うタスクが多いほど、容易にコントロールすることが出来ます。

 

チームレベルでのタスク管理

チームでのタスク管理では、マイクロマネジメントではなく、細かいやり方はメンバーに任せます。ポイントはタスクが単発であれ繰り返しであれ「手順書に落し込み、それをチームで育てていく」ということ。属人化させずにチーム全体でタスクを管理し、当たり前に共有されている状況を作り出すというマネジメントの意識改革が必要です。

freeeERP入門

●第1部 環境の変化

 

税理業界を取り巻く状況

あらゆる業種でデジタル化の波が押し寄せていますが、税理業界も例外ではありません。インターネットの普及やAIの登場により、競争は激化しています。そのため税理士にも付加価値が求められる時代となり、会計や税務+αの高度な専門性を兼ね備えた税理士が、経営者から求められるようになっています。

 

企業のバックオフィス事情

中小企業の多くがバックオフィス業務を作業と捉えてしまっていますが、SaaS市場が伸びてきている今、バックオフィスこそDX(デジタルトランスフォーメーション。デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革すること)を推進すべきです。システムはあくまで手段であり、システム導入が目的であってはなりません。ゴールから逆算して業務フローを構築した上でシステムを検討し、全体最適化を図る必要があります。

 

乱立する専門SaaS

SaaSno市場規模は年々拡大しており、もはや全てを把握することは不可能に近いでしょう。そして、優れた1つのシステムを探すのではなく、専門的な領域に特化した複数のシステムを連携する方が、結果として効率的であることは明らかです。そのためには全体最適を導き出す力が必要になりますが、その難易度はかつてないほどに高度になっています。

 

●第2部 freeeの可能性

 

freeeと他の会計ソフトの違い

freeの大きな特徴は、「取引」を基盤として実際の流れをベースに管理することにあります。従来の一般的な会計ソフトは、紙で処理していた時代の名残りがかなり残っています。一方でfreeeは、ビジネス上の実際の取引をベースに、業務フローを組み立てるためのソフトであり、EPR(統合期間業務システム)の概念で作られています。freeeを会計ソフトとして捉えるのではなく、「会計は数あるfreeeの機能のうちの1つ」と考えると、理解しやすいでしょう。

 

「取引」の概念と入金・支払管理

freeeでは実際の取引をベースに、取引の「発生内容」と「決済状況」を指定すると、システムにより裏側で仕訳データが生成される仕組みになっています。ここが従来の会計ソフトとは大きく概念が異なります。「未決済」の取引をシステム上で判別することで、銀行から明細データを取り込んだ際に、入出金が「どの未決済取引のものなのか」を推測し、消し込み処理をスムーズに行うことができます。また、freee上で決済期日も管理しているため、入金・支払が予定どおり行われているかの管理も容易に行えます。

 

freee導入の失敗例、成功例

「取引」を基盤としているfreeeにおいて、従来の会計ソフトと同じように扱おうとすると、とても使いにくいように感じ導入は失敗となるでしょう。freee導入を成功させるためには、受発注や請求・支払などの取引データがfreeeに流れて来るようシステム設計することが不可欠です。つまり、経理処理だけにフォーカスするのではなく、業務フロー全体を再構築する必要があるのです。

 

業務フロー構築のためのステップ

仕組みを構築するためには、現場への徹底的なヒアリングにより、問題点をしっかり洗い出すところから始まります。そして、あるべき姿・理想の姿を考えます。理想の姿=ゴールが描けたら、そこにたどり着くことができるように逆算して業務を設計し、ITツールを選択します。大切なのはツールではなく「設計」です。そして、そのための第一歩として「現在の業務の可視化」が必要となるのです。

 

freeeを中心に拡張する世界

これからの時代、会計ソフトは「経営管理に必要なデータとしての、会計データを集約する箱」になっていきます。会計が企業のDXにとってキーとなることは間違いないでしょう。freeeはさまざまな外部システムとの連携を実現しており、この流れをいち早く取り入れています。freeeだからこそ、DX時代を先取りしてバックオフィスを進化させることができるのです。