業務設計の専門家が業務フローの改善や社内システムの見直し、業務プロセスの最適化をご提案 業務設計（業務フロー改善・業務プロセス最適化など）

業務改善の必要性

昨今では、アウトソーシングに求められる提供価値が、リソースの提供よりも改善施策を提案してくれることへと変化しています。ビジネスにおける課題が多様に変化する中で、当初の業務プロセスがバランスを崩すこともあり、業務改善は非常に重要な要素となります。業務改善のために、問題点を発見することがスタート地点になります。

タスクの可視化

タスクを可視化するには、まず現状のタスクをすべて書き出しましょう。それからタスクを整理していきます。可視化のためのBizer teamというサービスは、実際の業務を間近で観察し、チェックリストに落とし込みます。そのチェックリストをもとにメンバーにヒアリングし、業務を詳細なマニュアルに落とし込むことで可視化を進めます。

タスクの型化

型を作る際に意識することとして、「再現可能性、代替可能性、改善可能性」の３つが挙げられます。Bizer teamでは、各自のノウハウを集めて蓄積し、継続的な振り返りの仕組みをつくることで、業務プロセスを常にアップデートすることを役割としています。

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。Bizer teamサービスと掛け合わせることで、業務が標準化し、さらに型化することで人材による業務水準のバラつきを減らし、属人化を防ぐことができます。

バックオフィスの重要性

バックオフィスは、経営管理を適切に行い、意思決定の土台を整えるという大切な役割があります。経理は「決算書を作成する」という作業だけが目的ではなく、企業活動を会計データに変換し、経営の羅針盤を構築するためにとても重要な業務です。

バックオフィス業務の性質

業務は「感覚系、仕組系、作業系」の３つに分類され、中でも「仕組系」は、業務設計の仕方によって体制の違いに大きな差が生まれます。「感覚系」の仕事を言語化・図式化することで属人化を防ぎ、「作業系」の仕事をシステム化等で単純作業をなくす、など「仕組系」を増やすことが大切です。仕組系を増やすためには、業務設計とITツールが必須です。

構築のためのステップ

仕組みを構築するためには、現場にヒアリングし、問題点をしっかり洗い出すところから始まります。そして、あるべき姿・理想の姿を考えます。理想の姿が描けたら、そこにたどり着くことができるよう、ITツールを選択し、業務設計を行います。

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。特に中小企業においてバックオフィス改革を行う際、「ITリテラシー、リソース、設計力」の３つの壁があります。我々はこれらの課題を一気に解決し、バックオフィス対応を一元化します。

CRM/SFAと案件管理

CRMとは「顧客を見える化するツール」、SFAとは「営業を見える化するツール」のことです。この2つは相互に関連性が高く、ほぼ一体化しています。現代の主要な案件管理ツール（CRM＋SFA）といえば「salesforce」や「kintone」などがあり、企業のニーズに合わせて選択することが大切です。

boardで案件管理

Excelでの管理はそろそろ限界、でもCRMやSFAほどの高度な機能は必要ないかな、という企業には「board」というツールがオススメです。出力できる帳票の種類が豊富でカスタマイズの必要もなく、導入後すぐの使用開始が可能です。

まとめ

「board」はCRMやSFAではありません。しかし「案件管理と帳票作成ができればいい」場合は、ちょうどいい案件管理ツールとしてフル活用することができます。

業務設計と改善

「要件整理」と「業務改善」。この2つが抜け落ちているケースが多く見受けられます。要件整理とは、目的・優先順位づけ・現状の課題・費用対効果・納期を明確にすることです。業務設計とは、手順・誰がやるのか・何をやるのか、を決めることです。これらのプロセスをしっかりと踏むことで結果的に改善スピードが速まります。

SaaSの台頭

SaaSとは、提供者（サーバー）側で稼働しているソフトウェアを、ネットワーク経由で利用者がサービスとして利用する形態のことです。利用者のメリットとしては、導入までの期間の短縮・構築費用や維持費用の圧縮などが挙げられます。反面、独自仕様へのカスタマイズが難しいなどのデメリットもあります。現在のSaaSの活用方法としては、現在の社内運用に合わせるのではなく、ツールの機能に合わせていくことが主流になってきています。その際に重要なのが業務設計です。

会計人の強み

あらゆる業種の仕組みを会計知識として体系的に理解していることや、会計そのものが非常にロジカルな仕組みでできていることから、会計人だからこそ全体を俯瞰的にとらえ、会計データから逆算して、業務フローを構築することができます。

CRMとfreeeの連携

freeeでは、すべての取引で発生と決済を管理します。仕訳はその裏側で生成され、取引発生（売上）→決済（消込）→仕訳（経理）が1つのデータで一気通貫しており、実際の取引の流れがベースとなっています。また、CRM側で仕訳に変換する必要はなく、債権・債務管理がfreeeで完結します。

バックオフィスの重要性

バックオフィスは「コストセンター」と呼ばれることがありますが、本来は「経営管理を適切に行い、意思決定の土台を整える」という大切な役割があります。経理は「決算書を作成する」という作業が目的なのではなく、企業活動を会計データに変換し、経営の羅針盤を構築するためにとても重要な業務なのです。

バックオフィスとDX

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革することです。バックオフィスにおけるDXではでは「業務フローとデータフローを整える」ことが重要なポイントとなります。現在の業務フローをそのままシステムに乗せるのではなく、「システムに合わせて業務フローを作る」ことが重要です。そして、情報を一元管理できるよう、データフローにも気を付けましょう。データベースは一元管理し、複数のシステムを使っていたとしても、データがキレイに流れるように組み合わせることが肝要です。

ひとり経理の問題

スタートアップ企業では事業の成長が最優先のため、バックオフィスの体制構築は後回しになってしまいがちです。また、人的リソースが限られているため「経理」とは名ばかりで、様々なバックオフィスをひとりで担っている状態も珍しくはありません。いざ人員採用の予算を獲得したとしても採用自体が難しく、採用できたとしても教育に時間がかかるなど、逆に負担が増える可能性もあります。採用以外の解決策（税理士へ丸投げ、派遣、経理代行、等）は一時しのぎにはなれど、長期的な効率化には繋がらないことが多いのが実状です。

スタートアップのバックオフィス

スタートアップの成長にはいくつかのフェーズがあり、プロダクトやサービスが優れているだけではいずれ壁にぶつかってしまいます。売上だけが伸びていても、バックオフィスがしっかりしていなければ契約の締結トラブルや売上未入金、支払い漏れ、給与計算ミスなど、様々なトラブルが起こりえます。企業の成長にはバックオフィスの構築が必要不可欠ですが、難易度が高く一筋縄では組織化できません。この問題を解決するサービスこそが「Brownies Works」なのです。

Brownies Worksのサービス内容

Brownies Worksはまず、御社の状況をヒアリングした上で、最適な業務設計を行います。設計した業務フローに最適なバックオフィス系SaaSを選定し、日々のオペレーションまでお任せいただくことが可能です。Brownies Worksは経営管理のために「バックオフィスとその周辺の業務フロー」を作り替えるサービスなのです。

DXが求められるバックオフィス

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を浸透させることで人々の生活をより良いものへと変革することです。身近な例として"音楽の楽しみ方"について挙げると「物理的なCDを介して聞いていた」ものが「ストリーミング再生で、いつでもどこでも様々な音楽を楽しむことができる」ようになった。これがDXがもたらすイノベーションです。生産年齢人口が減少している現代では、バックオフィス業務のDX推進が必須の時代が到来しています。

業務フローとデータフロー

DXで最初に取り組むことは、「業務フローとデータフローを整える」ことです。現在の業務フローをそのままシステムに乗せるのではなく、「システムに合わせて業務フローを作る」ことが重要です。そして、情報を一元管理できるよう、データフローにも気を付けましょう。データベースは一元管理し、複数のシステムを使っていたとしても、データがキレイに流れるように組み合わせることが肝要です。今ある作業を単にデジタル化するのではなく、「仕事のやり方そのものを再構築」することで、業務プロセスは圧倒的な進化が出来るのです。

まとめ

バックオフィスは、歴史の大きな転換点にあります。企業が生き残るためには、バックオフィス業務そのものをゼロから再構築しなければならないタイミングが訪れています。バックオフィスは企業を支える土台。そこをスマートな仕組みに再構築することは、これからの時代において「企業の競争力の源泉」となりうるものなのです。