業務設計の専門家が業務フローの改善や社内システムの見直し、業務プロセスの最適化をご提案 業務設計（業務フロー改善・業務プロセス最適化など）

バックオフィスの効率化

バックオフィスの効率化が難しい理由は「アナログな処理が多い」「扱う情報の種類が多い」の2点が挙げられます。紙の書類にエクセルファイルが混在している…。どこから手を付けていいかわからない状態が見受けられます。

業務フローとデータフロー

当初はきちんと動いていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。改善のポイントは、全体を俯瞰的にとらえ、データフローから業務フローを構築することです。業務よりデータの流れに着目することが大事な観点です。

データ連携の方法

複数のSaaSと組み合わせることが理想ですが、設計の難易度は高いです。そこで、関連システムとの連携をして、自動で会計に反映されるような仕組みを構築することをおすすめします。例えばマネーフォワードの場合、新プランで様々な機能が集約されました。会計データとの連携がしやすくなります。

業務改善の手順

業務改善に取り組む際、まずは現状の問題点をしっかり整理することが必要です。当初は構築がきちんとされていた業務プロセスも、時間と共にバランスが崩れていきます。「CAPDo」の手順でチェックをするところから取り組むことが大切です。

 

タスクの可視化

タスクを書き出す、整備するの2ステップです。各業務ごとにマニュアルを見直すのではなく、まずは全部のタスクを洗い出します。書き出せなかったものはコントロールが出来ないからです。なんとなくやっているタスクは見直す必要があります。書き出すことで、タスクの先送りや属人的になっているタスクを防ぐことが出来ます。

 

タスクの型化

再現可能性・代替可能性・改善可能性、この3つを意識して行います。チームで仕事をする場合は、可視化と標準化が必要不可欠です。

 

Bizerteamの活用

親リストにゴール、子リストにステップを書くという手順で作っていきます。作成する際は、トリガーを意識すること（時間がトリガーなのか、前タスク完了がトリガーなのか）、進捗が感じられる内容にすることが重要です。経理はチームで対応する仕事です。まずは可視化から始めてみましょう。

事務職はなくなる？！

これから10〜20年程度で、今ある仕事の約半分が自動化される可能性が高いと言われています。経理の仕事はなくなると言われがちですが、実際は「作業」が自動化されるだけで経理やバックオフィスと言われる仕事は必要不可欠です。これからのバックオフィスはただ作業をこなすだけではなく、会社の成長に貢献できるかどうかが求められます。

 

キャリアに関する理論

藤原和博氏が提唱する「レアカード化」＝100万人の1人になるという働き方にシフトしていきます。ナンバーワンになるのではなく、得意の掛け合わせをしてレアカード化するという考え方です。情熱を傾けられる仕事、人から頼られる仕事、人を頼れる仕事。これらが求められる人材なのではないでしょうか。

 

次世代バックオフィスとは

仕組みを構築出来ること、大量のデータ処理をどうフローに乗せるかなどが求められてくるのではないでしょうか。ただの便利屋ではなく、戦略的に業務範囲を広げていくことが必要です。

 

これからの働き方

特にスタートアップの場合は、最小の人数で事業を回し、業務全体を俯瞰し、徹底的に効率化を進めることが重要です。中小企業のバックオフィスは人不足が深刻化しています。コア業務以外の外注化が進む流れは止められないでしょう。だからこそ、ただ作業をこなすだけの人材ではなく構築を担える人材が必要不可欠となってきています。

バックオフィスの重要性

バックオフィスは、経営管理を適切に行い、意思決定の土台を整えるという大切な役割があります。経理は「決算書を作成する」という作業だけが目的ではなく、企業活動を会計データに変換し、経営の羅針盤を構築するためにとても重要な業務です。

 

バックオフィス業務の性質

業務は「感覚系、仕組系、作業系」の３つに分類され、中でも「仕組系」は、業務設計の仕方によって体制の違いに大きな差が生まれます。「感覚系」の仕事を言語化・図式化することで属人化を防ぎ、「作業系」の仕事をシステム化等で単純作業をなくす、など「仕組系」を増やすことが大切です。仕組系を増やすためには、業務設計とITツールが必須です。

 

構築のためのステップ

仕組みを構築するためには、現場にヒアリングし、問題点をしっかり洗い出すところから始まります。そして、あるべき姿・理想の姿を考えます。理想の姿が描けたら、そこにたどり着くことができるよう、ITツールを選択し、業務設計を行います。

 

バックオフィス採用の難易度

バックオフィスには「IT×運用力×設計力」の統合力が必要ですが、それらを兼ね備えた人材はとても貴重であり、あまり見つかりません。そのため、採用したくてもなかなか出来ず、バックオフィス業務の構築がうまくいかない課題を抱える会社が多いのです。そこで、この課題を解決するために作られたサービスが「Brownies Works」なのです。

 

Brownies Worksのご紹介

Brownies Worksは、バックオフィス系SaaSを駆使して経理・労務などを丸っと運用します。お客様の現在のツールや運用に合わせるのではなく、「私達が考える最善のツールの組み合わせと業務設計」をそのまま導入していただくことで、適切な価格でバックオフィス全体の運用を可能にするサービスです。特に中小企業においてバックオフィス構築を行う際、「ITリテラシー、運用力、設計力」の３つの壁があります。我々はこれらの課題を一気に解決し、企業様がコア業務にリソースを集中できる体制を作ることで、事業成長をご支援いたします。